Aufgaben einer Sekretärin und eines Sekretärs

Ein gutes Arbeitszeugnis ist ein elementarer Grundstein für die weitere Karriere und somit ein wichtiger Bestandteil Ihrer Bewerbungsunterlagen.

Das gilt auch für das Arbeitszeugnis einer Sekretärin oder eines Sekretärs.

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Typische Tätigkeiten einer Sekretärin herausarbeiten

Zunächst muss aus einem Arbeitszeugnis für eine Sekretärin oder einen Sekretär hervorgehen, welche Aufgaben der Zeugnisempfänger übernommen hatte. Zu den typischen Tätigkeiten gehören die Abwicklung der Korrespondenz, die Terminkoordination und die Wiedervorlage für einen Vorgesetzten oder ein Team. Darüber hinaus die Ablage und die Verwaltung von Büromaterialien sowie die Vorbereitung von Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen. Auch das Verfassen von Protokollen, die Budgetverwaltung oder das Erstellen von Präsentationen mit Hilfe von Software-Programmen gehören in vielen Sekretariaten zu den täglichen Anforderungen. Hinzu kommt der Empfang von Besuchern, die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie das Sichten und Ordnen des täglichen Posteingangs (weitere Tätigkeitsbeschreibungen finden Sie hier).

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Kommunikative Fähigkeiten und Verhalten

Nach der Aufzählung der Tätigkeiten folgt die Beurteilung der Leistung. Hierbei geht es darum, die beruflichen Fähigkeiten der Sekretärin bzw. des Sekretärs herauszuarbeiten. Dabei kann es sich um EDV-Kenntnisse wie den Umgang mit Office-Produkten, die Sicherheit in der Orthographie oder Kenntnisse moderner Bürokommunikation handeln. Hinzu kommen kommunikative Fähigkeiten, wozu auch englische oder andere Sprachkenntnisse zählen. Auch die Arbeitsweise, die Motivation, die Arbeitsergebnisse und der Arbeitsstil werden beurteilt. Hier spielen zum Beispiel die Sorgfalt beim Verfassen der Korrespondenz, die Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen oder die Selbstständigkeit eine Rolle, die die Sekretärin oder den Sekretär ausgezeichnet haben, wenn der Vorgesetzte unter Zeitdruck stand. Neben der Leistung wird in jedem qualifizierten Arbeitszeugnis auch das soziale Verhalten gegenüber internen und externen Personen beurteilt.

Das Zeugnis selbst formulieren?

In der Position einer Sekretärin oder eines Sekretärs sind Sie daran gewöhnt, Zeugnisse für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorzuformulieren und Ihrem Chef als Entwurf vorzulegen. Das können Sie natürlich auch bei Ihrem eigenen Zeugnis so handhaben. Jedoch, wenn das Vertrauensverhältnis gegenüber Ihrem Arbeitgeber aufgrund Ihrer Kündigung nicht mehr gegeben ist, ist es fraglich, ob Ihr (Noch-)Chef es zulassen wird, dass Sie Ihr Zeugnis selbst schreiben.

Wenn Sie das Unternehmen auf eigenen Wunsch verlassen, sollte der Ausstellungsgrund in Ihrem Arbeitszeugnis nicht fehlen – wenngleich dieser nur mit Ihrer Zustimmung aufgeführt werden darf. Und wenn Ihr Arbeitgeber Größe zeigt, ergänzt er ebenfalls die Dankes-Bedauern-Formel – gerade weil er mit Ihnen eine wertvolle Mitarbeiterin bzw. einen wertvollen Mitarbeiter verliert.

DZP-TIPP:  Erstellen Sie Ihr Zeugnis mit unserem Online-Zeugnisgenerator und speichern Sie das Arbeitszeugnis als docx oder pdf. Das docx können Sie bei Bedarf jederzeit nach Ihren Vorstellungen individualisieren.

Achten Sie auch auf die äußere Form eines Arbeitszeugnisses

Selbstverständlich kommt es bei Arbeitszeugnissen, wie bei allen anderen Schriftstücken auch, vor allem auf eines an: auf den Inhalt.

Jedoch wird vom Betrachter eines Schriftstücks immer auch dessen äußere Form bewusst oder unbewusst mitbewertet. Daher gibt es nicht nur zu den Inhalten, sondern auch zu den formalen Anforderungen von Arbeitszeugnissen eine große Zahl an arbeitsgerichtlichen Grundsatzentscheidungen.

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Wohlwollend – auch was die äußere Form des Arbeitszeugnisses betrifft

Die beiden Kernmaximen der Rechtsprechung in Sachen Arbeitszeugnisse lauten: Zeugnisse sind sowohl wahrheitsgemäß als auch wohlwollend anzufertigen. Neben einer selbst bei notwendiger Kritik zurückhaltenden Formulierung sollte sich dieses Wohlwollen auch in der Art der Ausstellung des Zeugnisses wiederspiegeln. Hierbei gilt der Grundsatz, dass die äußere Form des Arbeitszeugnisses dessen Inhalt nicht herabsetzen darf.

Ein aus dem Unternehmen scheidender Arbeitnehmer hat daher Anspruch darauf, dass sein Zeugnis auf wertigem Geschäftspapier ausgestellt wird. Es sollte sich dabei um Briefpapier der Firma handeln, aus welchem sich Name und Anschrift des Ausstellers entnehmen lassen. Außerdem muss das Zeugnis in jedem Fall von einem Vorgesetzten unterzeichnet werden (siehe auch: Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis?). Achten Sie darauf, dass der Zeugnis-Aufbau der in Deutschland üblichen standardisierten Gliederung entspricht.  Der Zeugnistext selbst beginnt mit der Überschrift – und diese besteht einzig und allein aus dem Wort “Zeugnis”. Keinesfalls darf oben links darüber Ihre Anschrift aufgeführt sein.

Genügt ein Arbeitszeugnis diesen Anforderungen nicht, hat der Arbeitnehmer in der Regel Anspruch auf Korrektur.

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In der Praxis der Zeugnisausstellung bleiben viele Einzelfragen

Zu den Selbstverständlichkeiten bei der Ausstellung von Zeugnissen zählt weiterhin, dass weder Durchstreichungen noch handschriftliche Änderungen enthalten sein dürfen. Gleiches gilt für Radierungen oder Flecken – denn Sie haben Anspruch auf ein sauberes Zeugnis.

Allerdings gibt es zur äußeren Form von Arbeitszeugnissen auch arbeitsgerichtlich umstrittene Entscheidungen. So gab es einen Richterspruch, welcher den Anspruch des Arbeitnehmers auf ein faltenfreies Arbeitszeugnis befürwortete. Die Argumentation war seinerzeit, dass es sich bei der Erteilung des Arbeitszeugnisses um eine Holschuld des Arbeitnehmers handelt. Wenn dieser sein Zeugnis also nicht direkt beim Arbeitgeber abholt, sondern per Post erhält, könnte ein aufgrund des postalischen Versandes gefalztes Zeugnis ein Anzeichen für ein gestörtes Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Dieser Argumentation wollte die höchstrichterliche Rechtsprechung in den 90er Jahren jedoch nicht weiter folgen und versagte den Anspruch auf ein faltenfreies Zeugnis.

DZP-TIPP:  Sind Sie nicht sicher ob die äußere Form des Arbeitszeugnisses den allgemeinen Anforderungen entspricht, finden Sie in unserem Experten-Finder einen Spezialisten in Ihrer Nähe, der Ihr Arbeitszeugnis prüft.

Warum Arbeitnehmer im Lebensmitteleinzelhandel Chancen vergeben

Mit einem guten Arbeitszeugnis können Bewerber bei potenziellen neuen Arbeitgebern punkten.

Doch im Lebensmitteleinzelhandel werden Zeugnisse häufig fehlerhaft oder gar nicht ausgestellt. Wir zeigen, worauf Sie bei Ihrem Arbeitszeugnis achten sollten.

ARBEITSZEUGNIS ANALYSE

Häufig fehlendes Wissen des Arbeitgebers, wie Zeugnisse im Lebensmitteleinzelhandel erstellt werden

Neben zentral gesteuerten  Discountern und großen Warenhäusern, die außer Lebensmitteln auch Haushaltswaren und Kleidung anbieten, generieren inhabergeführte Supermärkte, die einem Handelskonzern oder einer Genossenschaft angehören, die meisten Umsätze im Lebensmitteleinzelhandel (LEH). In inhabergeführten Supermärkten werden bei der Zeugniserstellung die Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis häufig aus mangelnder Kenntnis völlig vernachlässigt und unterschätzt. Dies ist oftmals in kleinen und mittelständischen Unternehmen wie Fleischereien oder Bäckereien ebenfalls der Fall.

ZWISCHENZEUGNIS SCHREIBEN LASSEN

Wie Sie Chancen nutzen

Informieren Sie sich bei Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses über die vorgeschriebene Form des Zeugnisses und lernen Sie, die Zeugnissprache zu verstehen. Generieren Sie Ihr Arbeitszeugnis einfach selbst mit unserem Online-Zeugnisgenerator einschließlich Word- und pdf-Download und einer Auswahl von mehr als 3.500 Textbausteinen.

Sollte Ihr Arbeitszeugnis ungerechtfertigte Formulierungen oder nicht korrekte Angaben enthalten, reklamieren Sie dieses bei Ihrem Arbeitgeber, denn Sie haben einen Rechtsanspruch auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Wichtig ist außerdem die Erwähnung Ihrer Ehrlichkeit, der Sauberkeit und Hygiene im Zeugnis, denn hatten Sie während Ihrer Tätigkeit mit Waren oder Geld direkten Kontakt, ist diese Klausel absolut unverzichtbar. Weiterhin sind grundlegende Zeugniskomponenten für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Lebensmitteleinzelhandel: Identifikation, Engagement, Pflichtbewusstsein, Einsatzwille, Stressresistenz, Fachwissen, Sorgfalt, Tempo, Sollerfüllung, Auftreten, Kontaktfähigkeit, Gesprächsverhalten, Teamfähigkeit und natürlich die Kundenzufriedenheit.

Achten Sie auch auf den Unterschied zwischen einem qualifizierten und einem einfachen Arbeitszeugnis. Ein einfaches Arbeitszeugnis wird von manchen Entscheidern als Zeichen gewertet, dass ein Ihnen eventuell ausgestelltes qualifiziertes Zeugnis negative Wertungen enthalten hätte. Vor allem nach einer längeren Tätigkeit an den Bedienungstheken sollten Sie sich ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen lassen, das Ihre Tätigkeit vollständig und möglichst konkret beschreibt. Wenn Sie an Fortbildungen teilgenommen oder Messen besucht haben, sollte dies ebenfalls im Zeugnis erwähnt werden.

DZP-TIPP:  Informieren Sie sich rechtzeitig über Anforderungen und Form eines Arbeitszeugnisses und sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wenn Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind, denn Arbeitszeugnisse entscheiden als wichtigster Teil der Bewerbung darüber, ob Sie zu einem Gespräch eingeladen werden oder nicht.

Beim Arbeitszeugnis und beim Zwischenzeugnis immer zwischen den Zeilen lesen

Jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin hat bei Beendigung des Arbeitsvertrages ein Recht auf ein Arbeitszeugnis. Unter besonderen Bedingungen steht Ihnen auch ein Zwischenzeugnis zu.

ARBEITSZEUGNIS ANALYSIEREN LASSEN

Doch auch, wenn das Arbeitszeugnis oder das Zwischenzeugnis auf den ersten Blick augenscheinlich positive Zeugnisformulierungen enthält, kann es hier unter Umständen Textbausteine geben, die den neuen Arbeitgeber auf eine nicht erwünschte Verhaltens- oder Arbeitsweise des Arbeitnehmers hinweisen können. Daher sollten Sie Ihr Arbeitszeugnis ganz genau auf versteckte Zeugnisformulierungen prüfen lassen.

Das Arbeitszeugnis ist das Aushängeschild des Arbeitssuchenden

Gerade ein gutes Zeugnis wird Ihnen bei einer Bewerbung helfen, schnell wieder einen neuen Arbeitsplatz zu finden. Doch die Arbeitgeber kennen jede Formulierung im Arbeitszeugnis sehr genau, die auf etwaige Schwächen des Arbeitnehmers hindeuten können. Die Zeugnissprache muss immer positiv (“wohlwollend”) klingen, negative Äußerungen dürfen Arbeitgeber nicht verwenden.

ZEUGNISENTWURF ERSTELLEN LASSEN

Ein positives “zur vollen Zufriedenheit” zeigt dem neuen Arbeitgeber, dass der Arbeitssuchende seine Arbeit nur durchschnittlich, also mit Note 3, ausgeführt hat. Ein ebenfalls durchaus positiv klingendes “stets bemüht, den Anforderungen zu entsprechen” ist ein negativer Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer zwar Einsatz zeigte, die ihm übertragenen Aufgaben zu erfüllen – hierbei jedoch meistens erfolglos blieb.

Wird Ihnen in Ihrem Arbeitszeugnis sogar “bescheinigt”, dass Sie aufgrund ihrer “geselligen Art sehr geschätzt bei den Mitarbeitern” waren, dann bedeutet dies, dass Sie sich mehr um die Gerüchte in der Firma gekümmert haben, als um Ihre Arbeit. Solche “geselligen” Zeugnisformulierungen können ebenfalls bedeuten, dass der Mitarbeiter dem Alkohol nicht abgeneigt war.

Negative Zeugnisformulierungen unbedingt streichen lassen

Hellhörig werden sollten Sie ebenfalls, wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber bescheinigt, dass Sie die Aufgaben in Ihrem Interesse gelöst haben. Denn damit gibt er dem neuen Arbeitgeber zu erkennen, dass Sie Diebstähle begangen haben oder zu sonstigen Verfehlungen neigten. Einen faulen Mitarbeiter beschreibt der Arbeitgeber im Arbeitszeugnis mit dem Satz, dass dieser die Gelegenheit hatte, seine Aufgaben zu erledigen.

Wenn im sozialen Verhalten Formulierungen wie “…war gegenüber Kollegen und Vorgesetzten…” oder “… Sein verhalten gegenüber Kollegen und Mitarbeitern war…” (ohne die Nennung de Vorgesetzten) enthalten sind, so deutet dies auf Probleme mit dem Chef hin.

Auch Schlusssätze bedeuten nicht immer das, was dort schwarz auf weiß steht. Eine “gesunde Zukunft” drückt aus, dass der Mitarbeiter oft krank war, während “Neuem gegenüber aufgeschlossen” aussagt, dass der Arbeitnehmer nur wenig Erfolg hatte bei der Durchführung der ihm übertragenen Aufgaben.

Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihr Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis Gutes über Sie aussagt, sollten Sie dieses von einem Experten überprüfen lassen und falls erforderlich Ihren ehemaligen Arbeitgeber auffordern, entsprechende Zeugnisformulierungen zu ändern.

DZP-TIPP:  Ein Fachmann auf dem Gebiet der Zeugnisanalyse oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann Ihnen bei der Prüfung des Arbeitszeugnisses helfen. Den Experten in Ihrer Nähe finden Sie in unserem Experten-Finder.

Geheimsprache und Zeugniscode im Arbeitszeugnis

Wer ein Arbeitszeugnis unvoreingenommen liest, staunt häufig über die darin wiederzufindenden Formulierungen.

Noch größer wird dieses Erstaunen, wenn sich hinter dem vordergründig eindrucksvoll klingenden Text eine Leistung verbirgt, die in Schulnoten ausgedrückt nur einer 3 entspricht. Warum wurde für die Erstellung von Arbeitszeugnissen ein solcher “Zeugniscode” entwickelt?

ZEUGNISANALYSE

Der Grund liegt in der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte. Denn dieser folgend müssen Zeugnisse nicht nur wahrheitsgemäß sondern vor allem auch wohlwollend abgefasst werden. Während Arbeitszeugnisse früherer Tage oft schonungslos ehrlich waren, was die Arbeitsleistung und das persönliche Verhalten betraf, haben sich in den letzten Jahrzehnten sogenannte “Geheimcodes” entwickelt, nach welchen Arbeitszeugnisse systematisch abgefasst werden.

Eine eigene Zeugnissprache mit vielen Tücken

Die Anzahl der unterschiedlichen Formulierungen im Arbeitszeugnis nimmt weiterhin von Jahr zu Jahr zu. Zu den Klassikern der Arbeitszeugnis-Prosa zählen Formulierungen wie “gesellig“, wenn auf dezente Weise ein Alkoholproblem des betreffenden Arbeitnehmers angedeutet werden soll. Fakt ist: sobald sich eine solche Formulierung allgemein durchgesetzt hat, wird sie auch arbeitsrechtlich angreifbar. Insofern entwickeln Arbeitgeber immer wieder neue Umschreibungen für im Arbeitsverhältnis aufgetretene Probleme. Diese lassen sich vom Zeugnisempfänger jedoch nicht immer einwandfrei identifizieren. Folglich stellt die Zeugnissprache nicht nur eine “Geheimsprache” für unbedarfte Dritte dar, sondern vielfach auch für die Personal-Entscheider selbst.

ARBEITSZEUGNIS SCHREIBEN LASSEN

Auch Entscheider sind oft überfordert

Wenn Unternehmen eine neu zu besetzende Stelle öffentlich ausschreiben, erhalten diese in der Regel eine Vielzahl von Bewerbungen. Bei der Vorauswahl besteht meistens jedoch nur die Möglichkeit einer kursorischen Prüfung der eingereichten Unterlagen. Wenn neben dem Blick in den Lebenslauf die Zeugnisse gesichtet werden, dann wird in der Regel nach den wichtigen zentralen Formulierungen gesucht. Von entscheidender Bedeutung ist hier die Gesamtnote, also die zusammenfassende Leistungsbeurteilung. Diese entspricht zum Beispiel der Schulnote 2, wenn sich dort die Formulierung “stets zu unserer vollen Zufriedenheit” herauslesen lässt. Arbeitgeber suchen weniger intensiv nach rhetorischen Fallstricken, wenn die Gesamtnote der Schulnote 1 entspricht, also “stets zu unserer vollsten Zufriedenheit”. Denn eine sehr gute Beurteilung kann arbeitsrechtlich nicht erzwungen werden. Es kommt also beim Arbeitszeugnis entscheidend auf die zentralen Beurteilungen von Arbeitsleistung und persönlichem Verhalten an.

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